Worauf es bei der Besetzung dieses internationalen Projektes ankam und warum Boyden Interim Management hier punkten konnte, berichtet Stephan Franken.

By Stephan Franken

Ausgangssituation

Ein deutsches mittelständisches Unternehmen musste sich aufgrund von Unregelmäßigkeiten im Finanzbereich der Tochtergesellschaft in den USA vom lokalen CFO trennen.

Gesucht wurde ein Interim Manager (m/w/d), der die Unregelmäßigkeiten überprüfen, Probleme lösen und vor allem ein Risk Management aufbauen sollte, um in Zukunft besser vor derartigen Vorfällen geschützt zu sein. Der Interim Manager musste kurzfristig beginnen und sollte neben der fachlichen Eignung seine Managementaufgabe unter Kenntnis der interkulturellen Unterschiede wahrnehmen.

Bereits innerhalb einer Woche nach Beauftragung konnte der Interim Manager im Projekt starten - als Deutscher, der schon seit vielen Jahren in den USA lebt und dort bisher auch für verschiedene Tochtergesellschaften deutscher Unternehmen im Finanzbereich erfolgreich tätig gewesen ist.

Es erwies sich als besonders hilfreich, dass durch die Ansässigkeit des Interim Managers vor Ort das Thema Ein- und Ausreise gerade in Zeiten von Corona keine Rolle spielte. Durch seine bisherigen Erfahrungen mit kurzfristigen Einsätzen in ähnlichen Projekten konnte  sich der Interim Manager durch seine langjährige Erfahrung und mit dem nötigen  Fingerspitzengefühl schnell in diese Situationen einarbeiten und entsprechende Maßnahmen ergreifen, auf die  es gerade in diesem Fall besonders ankam. Sein Blick für das Wesentliche bewährte sich auch bei dieser Aufgabe in hohem Maße, um sich „nicht in Details zu verzetteln.“ 

Stephan Franken: Was reizte Sie an diesem Mandat?

Interim Manager: Ein „Feuerwehr-Einsatz“ ist immer spannend. Ich habe im Laufe von acht Jahren in über zehn Unternehmen ähnliche Projekte erfolgreich durchgeführt. 
Dabei habe ich gelernt, mit fachlicher und persönlicher Kompetenz, sowohl die lokalen Mitarbeiter als auch die Verantwortlichen in der Zentrale für die Sache zu gewinnen. 
Es hilft, als Führungskraft ruhig, kompetent und zugleich nahbar zu sein. Diese Eigenschaften erlauben es mir jeweils, mit den „neuen Kollegen“ schnell die für das Projekt entscheidenden Weichen zu stellen.
Bei einer Herausforderung wie in diesem Fall, kann man alles zeigen, was man kann. Und die Leute machen mit. Weil alle Teil der Lösung sein wollen. Das macht dann richtig Spaß. 

Stephan Franken: Welche Situation haben Sie konkret vorgefunden?

Interim Manager: Wie überall, so wurde auch hier „nur mit Wasser gekocht“. Die Mitarbeiter sind kompetent, aber es fehlte an sauberen Prozessen und klarer Organisation der Abläufe. Dadurch hatten sich Altlasten aufgestaut und Nachlässigkeiten – nicht nur in der Dokumentation - eingeschlichen. Erfreulich war, dass Alle mitmachten. Die meisten Mitarbeiter wollen das Richtige tun und an einem Strang ziehen.

Häufig fehlt es am Zusammenspiel. So auch in diesem Fall. Wir haben dann gemeinsam, in enger Abstimmung mit der Muttergesellschaft, Prioritäten und Verantwortlichkeiten neu definiert.

Dabei wurde schnell klar, dass auch personell noch Nachbesserungsbedarf bestand. Solche Maßnahmen müssen behutsam und meist im Hintergrund sauber vorbereitet werden, um erfolgreich und mit dem gewünschten Ergebnis rasch zu greifen.

Wichtig und gleichzeitig sehr gut war, dass der Kunde im Markt bisher schon sehr angesehen und erfolgreich ist. Es fehlte eben einfach am professionellen „Leadership“.

Stephan Franken: Welche Maßnahmen haben Sie bereits getroffen bzw. woran arbeiten Sie?

Interim Manager: Erste Priorität war natürlich, bei der bestehenden Organisation für Ruhe und Vertrauen zu werben. Graues Haar und die langjährige Erfahrung in den USA halfen mir, in die Mannschaft aufgenommen zu werden.

Mit der Neuverteilung von Zuständigkeiten haben wir bereits begonnen. Da liegt noch weitere Arbeit vor uns. Auch die Zusammenarbeit mit den externen Partnern haben wir aufgenommen und diese wird auch künftig Energie kosten.

Der wichtigste Schritt liegt jedoch noch vor uns: die Vorbereitung der Nachfolge und einer reibungslosen Übergabe. All die Mühe ist schnell verloren, wenn wir da patzen.

Stephan Franken: Was ist seitens der deutschen Muttergesellschaft zu tun, um ein ähnliches Szenario in Zukunft zu vermeiden?

Interim Manager: Aus meiner Erfahrung sehe ich, dass viele deutsche Muttergesellschaften, und dort insbesondere der Mittelstand, sich zu sehr auf Einzelpersonen stützen.

Mangelnde Organisation und Überwachung versuchen viele durch „den richtigen Mann vor Ort“ zu lösen. Das kann gut gehen. Aber, wenn dann der Manager das Unternehmen verlässt oder man sich in seiner Person getäuscht hat, ist das Erwachen in der Regel sehr bitter und kann darüber hinaus auch sehr schnell teuer werden.

Meine Empfehlung daher: die Verantwortung in der Tochtergesellschaft nicht in einer Hand zu bündeln. Mit modernen Technologien kann man auch über Landes- und Zeitgrenzen Geschäftsprozesse so gestalten, dass kein Einzelner Alleinvollmacht hat.

Das minimiert Risiken und fordert von allen Beteiligten kontinuierliche Kommunikation und Zusammenarbeit über Grenzen hinweg.

Für eine Organisation wie im vorliegenden Projekt bedarf es insbesondere eines Netzwerkdenkens. Weg vom Lokalfürsten, hin zum Teamplayer. Das fühlt sich anfänglich schwer an, aber sobald die Teammitglieder eingespielt sind, laufen Prozesse sogar schneller und reibungsloser ab.

Wie die Golden State Warriors in der NBA gezeigt haben: „Lass den Ball laufen, nicht die Spieler“. So gewinnt man Championships.

Stephan Franken: Vielen Dank für diesen anschaulichen Bericht und weiterhin viel Erfolg!

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